Behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering
Som led i Købstædernes Forsikrings rekruttering af medarbejdere, vil vi behandle en række oplysninger om dig, og vi skal derfor i henhold til databeskyttelsesforordningen give dig en række oplysninger.
Den dataansvarlige
Købstædernes Forsikring, Gensidig
CVR 5114 8819
Strandgade 27A
1401 København K
Databeskyttelsesrådgiver ved Købstædernes Forsikring
Anders Henriksen
DPO@kfforsikring.dk
Indhold:
- Formålet med behandlingen af dine personoplysninger
- Hvilke personoplysninger behandler vi om dig?
- Nøglepersoner, direktions- og bestyrelsesmedlemmer
- Særligt om videregivelse, overladelse og overførsel
- Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
- Anvendelse af automatiske afgørelser (profilering)
- Dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen
- Klagemuligheder
Download indhold som pdf
1. Formålet med behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger med det formål at kunne håndtere din ansøgning, herunder dit CV, referencer, personlighedstest samt andre forhold, der er relevant for rekrutteringsforløbet.
Behandlingen vil omfatte blandt andet indsamling, registrering, opbevaring og videregivelse af dine personoplysninger.
De oplysninger, som Købstædernes Forsikring behandler om dig, er oplysninger, som du har givet os i forbindelse med din ansøgning eller i rekrutteringsforløbet.
Købstædernes Forsikring behandler alene oplysninger, som er relevante for din ansøgning og for Købstædernes Forsikring i anledning af din ansøgning.
2. Hvilke personoplysninger behandler vi om dig?
2.1. Almindelige personoplysninger
De oplysninger, som Købstædernes Forsikring primært behandler om dig som led i din ansøgning, er såkaldt almindelige personoplysninger, som fx navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, faglige kvalifikationer og personlige kompetencer samt personlighedstest, der ikke omfatter følsomme personoplysninger.
Behandling af dine almindelige oplysninger er nødvendige som led i rekrutteringsprocessen og sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f (legitim interesse).
Købstædernes Forsikring kan indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Referencer indeholder udelukkende arbejdsrelaterede oplysninger, som for eksempel – men ikke begrænset til – ansættelsesperiode og/eller arbejdsopgaver. Indhentning af referencer sker med samtykke fra dig, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Du gøres opmærksom på, at du altid har ret til at tilbagekalde dit samtykke.
Købstædernes Forsikring kan indsamle og anvende almindelige oplysninger om dig, som er offentligt tilgængelige og som du selv har offentliggjort på sociale medier. Dette sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
2.2. Følsomme personoplysninger
Købstædernes Forsikring kan anmode ansøger om medvirken til en personlighedstest. Personlighedstest indeholdende følsomme personoplysninger forudsætter ansøgers aktive medvirken og udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a. Du gøres opmærksom på, at du i så fald altid har ret til at tilbagekalde dit samtykke.
2.3. Oplysninger om strafbare forhold
Som ansat i Købstædernes Forsikring må man ikke være pålagt strafansvar for overtrædelse af straffeloven, den finansielle lovgivning eller anden relevant lovgivning, hvis overtrædelsen indebærer risiko for, at du ikke kan varetage din stilling på betryggende måde. Derfor skal alle som tilbydes ansættelse i Købstædernes Forsikring fremvise en straffeattest som et led i ansættelsesprocessen.
I forbindelse med din ansættelse, bedes du uploade din straffeattest i vores interne HR-system. Din straffeattest opbevares i 90 dage fra den dato du uploader den, hvorefter den automatisk slettes. I opbevaringsperioden er det alene HR og dig, der har adgang til din straffeattest, og den er synlig for dig og HR i de første 30 dage, du er ansat.
Vi registrerer, hvorvidt straffeattesten er forevist og denne oplysning opbevares i din ansættelsestid. Indholdet af din straffeattest noteres som udgangspunkt ikke. Købstædernes Forsikring kan dog i konkrete tilfælde behandle oplysninger om strafbare forhold, hvis det vurderes nødvendigt for ansættelsesforholdet. I sådanne tilfælde foretages en vurdering af, om det strafbare forhold har betydning for, om du kan varetage din stilling på betryggende vis. Når du er informeret om udfaldet, vil vurderingen blive slettet.
Købstædernes Forsikring kan behandle oplysninger om strafbare forhold fra ansøgere, når det skal vurderes om en ansøgers strafbare forhold vil have betydning for ansøgerens varetagelse af stillingen, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.
3. Nøglepersoner, direktions- og bestyrelsesmedlemmer
Hvis du ansættes som nøgleperson, Medlem af den faktiske ledelse, direktions- eller bestyrelsesmedlem i Købstædernes Forsikring skal du jf. lov om finansiel virksomhed fit and proper-vurderes.
Formålet med en fit and proper-vurdering er at sikre, at en person:
- har tilstrækkelig viden, faglig kompetence og erfaring til at kunne varetage hvervet eller stillingen,
- har tilstrækkelig godt omdømme og kunne udvise hæderlighed, integritet og tilstrækkelig uafhængighed ved varetagelsen af hvervet eller stillingen,
- ikke er pålagt strafansvar for overtrædelse af straffeloven, den finansielle lovgivning eller anden relevant lovgivning, hvis overtrædelsen indebærer risiko for, at vedkommende ikke kan varetage sit hverv eller sin stilling på betryggende måde,
- ikke må have indgivet begæring om eller være under rekonstruktionsbehandling, konkurs eller gældssanering,
- ikke må på grund af sin økonomiske situation eller via et selskab, som medlemmet ejer, deltager i driften af eller har en væsentlig indflydelse på, have påført eller påføre den finansielle virksomhed tab eller risiko for tab og
- ikke må have udvist en sådan adfærd, at der er grund til at antage, at medlemmet ikke vil varetage hvervet eller stillingen på forsvarlig måde
Din fit and proper-vurdering kan ske som led i rekrutteringen eller efter aftale om ansættelse. Såfremt Finanstilsynet ikke fit and proper-godkender dig, kan du ikke bestride den søgte stilling.
Købstædernes Forsikring behandler oplysninger om din fit and proper-vurdering, fordi det påhviler Købstædernes Forsikring at sikre, at nøglepersoner, direktions- og bestyrelsesmedlemmer har den nødvendige godkendelse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c samt art. 9, stk. 2, litra g såfremt vurderingen måtte indeholde følsomme personoplysninger, fx oplysninger om strafbare forhold.
4. Særligt om videregivelse, overladelse og overførsel
Personoplysninger om dig vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til tredjemand. Købstædernes Forsikring vil dog videregive oplysninger om dig i det omfang, Købstædernes Forsikring er forpligtet til det. Dette kan for eksempel være videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder, f.eks. SKAT, Finanstilsynet og Erhvervsstyrelsen, som Købstædernes Forsikring er forpligtet til at gøre. Endelig kan det være videregivelse af oplysninger i forbindelse med revision eller lignende.
Personoplysninger om dig kan blive til overladt til databehandlere. En databehandler er en virksomhed, der behandler personoplysninger på vegne af og alene efter instruks fra Købstædernes Forsikring. Det kan fx være vores rekrutteringssystem, jobbank eller udbyder af personlighedstest.
Købstædernes Forsikring overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande.
5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Personoplysninger om dig vil blive slettet eller arkiveret, når der ikke længere er et legitimt behov for at opbevare dem til opfyldelse af ovennævnte forpligtelser eller opgaver, eller når der i øvrigt ikke længere er hjemmel til at opbevare oplysningerne, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, art. 9, stk. 2, litra f samt databeskyttelseslovens § 8
Ansøgeres personoplysninger opbevares i vores rekrutteringssystem og slettes automatisk efter 180 dage. Undtaget herfra er personoplysninger om ansøgere, som gemmes i Emnebank. Disse modtager efter 160 dage automatisk en mail med et link, det gør det muligt for ansøgeren aktivt at tilkendegive, om de fortsat ønsker at være registreret i Emnebank. Klikker man ikke på linket indenfor 14 dage, bliver ansøgeren automatisk slettet. Opbevaring af dine oplysninger kræver dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Du gøres opmærksom på, at du altid har ret til at tilbagekalde dit samtykke.
6. Anvendelse af automatiske afgørelser (profilering)
Personoplysninger om dig vil på intet tidspunkt blive anvendt til at foretage automatiske afgørelser, herunder profilering.
7. Dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen
Du har følgende rettigheder, hvis Købstædernes Forsikring behandler dine personoplysninger:
- Ret til indsigt - Du har ret til at se de personoplysninger, som den dataansvarlige behandler om dig, og få en række oplysninger om behandlingen.
- Ret til berigtigelse - Du har ret til at få urigtige/forkerte personoplysninger om dig rettet.
- Ret til sletning eller "retten til at blive glemt".
- Ret til begrænsning af behandling.
- Ret til dataportabilitet - Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger og til at anmode om, at personoplysningerne bliver overført fra én dataansvarlig til en anden.
- Ret til indsigelse - Du har ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger.
- Ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse udelukkende baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
Såfremt du ønsker at gøre brug af én eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte HR@kfforsikring.dk
8. Klagemuligheder
Hvis du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, kan du rette henvendelse til tilsynsmyndigheden:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
